关于做好2011年文件材料归档工作的通知
——
发布者：系统管理员 发布时间：2012-03-04 浏览次数：25
各学院，机关各部、处、室，各有关直属单位：
为准确、完整、系统地收集、保存学校2011年的文件材料，根据《中国科学技术大学档案管理办法》（校办字【2010】121号）有关规定，现就做好归档工作通知如下：
一、归档范围和归档时间：
（一）机关各部、处、室，各有关直属单位形成的党群、行政、外事、声像类文件材料，经系统整理后应在5月底前归档。
（二）各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在5月底前归档，2012届学生学业成绩表应在11月底前归档。
（三）科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后6个月内归档。
（四）其它各类文件材料归档时限参照《中国科学技术大学档案管理办法》执行。
（五）为保证校内各单位及时完整归档，我们在档案馆主页发布《各单位2011年文件材料归档进度表》，及时通报各单位文件材料归档情况。归档时限结束后，对归档及时完整的兼职档案员进行表彰。
二、质量要求：
（一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。
（二）实行纸质文件、电子文件双套归档制。电子文件归档时，必须同时提供纸质文件。
（三）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
（四）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。
三、归档程序：
各归档单位兼职档案员（名单见校办字（2010）64号文件，另见档案馆主页）负责统一向档案馆移交文件材料，移交时填写《中国科学技术大学档案移交(接收)登记簿》，一式二份，由移交单位和档案馆相关人员签字移交，归档单位和档案馆各执一份，以备查验。
特此通知。
档案馆
2012年3月1日